Le gouvernement informatisé : ce que l’audit interne doit savoir
Les organismes gouvernementaux « s’informatisent » afin de suivre la cadence de notre monde numérique évolutif et de donner lieu à une efficacité accrue des opérations. Les projets de numérisation, tout comme ceux comportant des processus de numérisation, sont toujours plus pertinents pour les auditrices et les auditeurs internes, particulièrement dans le secteur public.
Au gouvernement fédéral, un nouveau modèle de service et une nouvelle directive seront bientôt mis en œuvre, lesquels exigeront que des registres comptables de valeur historique fassent l’objet d’un entreposage électronique. Cette orientation et l’intérêt à réduire la conservation des documents ainsi qu’à automatiser les processus se traduisent par une imagerie documentaire à grande échelle.
Parallèlement, les registres électroniques produits, maintenus et gérés à l’échelle des ordres gouvernementaux, qu’il s’agisse de dossiers relatifs au maintien de l’ordre, à la fiscalité provinciale ou aux programmes de prestation fédérale, peuvent devoir être produits dans le cadre d’actions judiciaires. Par conséquent, certaines normes en matière de création et de gestion des documents électroniques doivent être appliquées. En particulier, lorsque l’on passe du papier au numérique, préserver l’authenticité des documents est essentiel, tant pour des raisons d’affaires que pour se conformer aux normes de l’Office des normes générales du Canada (ONGC), lesquelles sont appelées à changer en 2017.
Alors que les organisations font évoluer leur environnement en le numérisant toujours davantage, l’audit interne se voit proposer un rôle essentiel dans la détermination et la surveillance de la mise en œuvre d’exigences cruciales. La gestion des documents électroniques n’y fait pas exception. Avant la destruction du papier, les auditrices et les auditeurs internes ont un rôle de premier plan à jouer dans l’examen d’éventuels gains d’efficacité du flux de production, la gestion de l’information (y compris de la sécurité de l’information) et la conformité avec les exigences juridiques en matière probante.
Cette séance abordera le thème « le climat de changement : explorer les possibilités » en traitant de certaines possibilités pour l’audit interne de procurer une valeur ajoutée opportune, alors que les organismes honorent leur « promesse informatique ». Nous explorerons une étude de cas du gouvernement fédéral en nous concentrant sur Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), assurant la prestation de services d’imagerie à plusieurs agences et ministères gouvernementaux. SPAC a établi un cadre horizontal d’assurance afin d’éclairer la clientèle gouvernementale et de soutenir les audits de la conformité de l’Office des normes générales du Canada (ONGC). Nous échangerons aussi sur les leçons retenues à prendre en compte par les auditrices et les auditeurs internes dans leurs rôles en matière de conseils et d’audit.